Für Bürger
Bürger beschreiben ihr Anliegen direkt auf der Website und werden zum passenden Ablauf geführt, statt erst Fachbereiche, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen suchen zu müssen.
Operative Vorgangsführung für Kommunalverwaltungen
Nicht nur Anliegen aufnehmen. Vorgänge führen.
StructCase verbindet Bürgerkontakt, strukturierte Vorgangserfassung und geführte Bearbeitung: Bürger finden schneller den richtigen Einstieg, Mitarbeitende erhalten klare nächste Schritte, und Vorgänge können sauber Richtung DMS oder Fachverfahren weitergeführt werden.
Bürger-Dashboard
Pflichtangaben-Prüfung
Wiedervorlage & Vertretung
Schnittstellen & Übergabe
Die operative Schicht zwischen Bürgerkontakt und Zielsystemen.
StructCase setzt dort an, wo aus einer Nachricht ein bearbeitbarer Verwaltungsfall werden muss: mit Zuständigkeit, Status, Pflichtangaben, nächstem Schritt, Historie, Schnittstellenlogik und Übergabe.
Für Mitarbeitende
Aus E-Mail, Telefonnotiz, Formular oder Bürger-Dashboard entsteht ein einheitlicher Vorgang mit klarer Bearbeitungslogik und vorgeschlagenem nächsten Schritt.
Für Organisation & Übergabe
Offene Vorgänge, Wartepositionen, Vertretungen und Bearbeitungsstände werden sichtbar, und der Vorgang kann sauber Richtung DMS, Fachverfahren oder andere Zielsysteme vorbereitet werden.
Vom Bürgerkontakt zum geführten Vorgang.
StructCase ist nicht als reines Kontaktformular gedacht. Der Wert entsteht in der operativen Führung des Vorgangs nach dem Eingang.
Anliegen beschreiben
Bürger geben frei ein, was sie brauchen. StructCase erkennt den passenden Anliegenweg.
Struktur erzeugen
Aus freien Eingängen werden Anliegenart, Zuständigkeit, Bürgerdaten und Pflichtangaben.
Bearbeitung führen
Mitarbeitende sehen nächsten Schritt, Rückfragebedarf, Status, Wiedervorlage und Historie.
Übergabe vorbereiten
Der Vorgang kann für DMS, Fachverfahren oder andere Schnittstellen sauber weitergeführt werden.
Kein DMS-Ersatz. Kein normales Ticketsystem.
Viele Verwaltungen haben bereits Website, E-Mail, Fachverfahren, DMS oder Bürgerportale. StructCase soll diese Systeme nicht pauschal ersetzen, sondern die operative Lücke davor schließen.
- ✓Das DMS dokumentiert und archiviert. StructCase führt den laufenden Vorgang.
- ✓Ein Ticketsystem sammelt Fälle. StructCase zeigt, was als Nächstes zu tun ist.
- ✓KI macht Vorschläge. Die fachliche Entscheidung bleibt bei der Verwaltung.
Heute oft
- Anliegen kommen über viele Kanäle.
- Vollständigkeit wird manuell geprüft.
- Zuständigkeit hängt an Erfahrung.
- Wiedervorlagen liegen bei Einzelpersonen.
- Vertretung muss sich aus Postfach und Notizen orientieren.
Mit StructCase
- Einheitliches Vorgangsformat.
- Pflichtangaben werden sichtbar.
- Zuständigkeit wird begründet vorgeschlagen.
- Nächster Schritt und Status sind direkt erkennbar.
- Vertretung und Historie bleiben nachvollziehbar.
Was wäre ein gut geführter Vorgang ohne die passende Terminlogik?
Direkt im Vorgang integriert
Termine entstehen im passenden fachlichen Kontext. Der Mitarbeiter sieht nicht nur freie Zeitslots, sondern auch Status, Unterlagenlage und den nächsten sinnvollen Schritt.
Folgelogik statt Einmalbuchung
Wenn sich während eines Termins zeigt, dass Unterlagen fehlen, kann der Mitarbeiter die fehlenden Unterlagen direkt im Vorgang erfassen, den Status anpassen, eine passende Nachforderung vorbereiten und sofort einen neuen oder einen Folgetermin buchen. Der Ablauf wird im selben Vorgang weitergeführt.
Vorlagentexte mit Vorgangsbezug
Bei wiederkehrenden Situationen kann StructCase passende Vorlagentexte generieren, die sich am aktuellen Vorgangsstand orientieren. So wird klarer, wer informiert werden muss und was kommuniziert werden soll.
Mehr als Terminbuchung
Auch wenn StructCase durch gute Verknüpfung wie ein starkes Terminbuchungssystem wirken kann, bleibt die Terminlogik nur ein Teil des Gesamtprodukts. Der Kern ist die operative Führung des Vorgangs davor, währenddessen und danach.
Schnittstellen gehören dazu.
StructCase ist nicht als isolierte Insel gedacht. Dort, wo es sinnvoll ist, sollen Vorgänge über Schnittstellen an Zielsysteme anschließen oder für die Übergabe vorbereitet werden.
DMS-Übergabe
Wenn der Vorgang operativ sauber geführt wurde, kann er strukturiert für die spätere Dokumentation und Ablage im DMS vorbereitet werden.
Fachverfahren
Je nach Anliegen kann die Logik so aufgebaut werden, dass die weitere Bearbeitung besser an vorhandene Fachverfahren andockt, statt alles manuell neu zu erfassen.
API- und Systemanbindung
StructCase soll Schnittstellenfähigkeit nicht nur als Schlagwort tragen, sondern als praktischen Teil des Gesamtsystems mitdenken, dort, wo es organisatorisch und technisch Sinn ergibt.
Aus einer Nachricht wird ein bearbeitbarer Vorgang.
Posteinganginfo@gemeinde.de
Betreff: Reisepass und Termin
Guten Tag, ich möchte einen Reisepass beantragen und würde gerne wissen, welche Unterlagen ich brauche
und ob ich direkt einen Termin buchen kann. Vielen Dank.
Eine E-Mail ist erreichbar, aber noch kein geführter Vorgang.
StructCaseVorgang #SC-0312
AnliegenartAusweise & Pässe
ZuständigkeitBürgerbüro
Termin nötig?Ja
Nächster SchrittUnterlagen prüfen & Termin buchen
StatusWartet auf Bürger
Der Einstieg muss kein großes IT-Projekt sein.
Für den ersten fachlichen Abgleich reicht ein kurzer Struktur-Workshop mit typischen oder anonymisierten Bürgeranliegen.
Schritt 1
Typische Anliegen wählen
Zum Beispiel Mängelmeldung, Bürgerbüro-Rückfrage, allgemeine Anfrage oder Ordnungsamt-Hinweis.
Schritt 2
Vorgangslogik prüfen
Welche Pflichtangaben, Zuständigkeiten, Rückfragen, Status und Wiedervorlagen braucht der Ablauf?
Schritt 3
Testumfang ableiten
Danach ist klarer, ob ein Strukturtest oder ein begrenzter Mini-Pilot sinnvoll ist.
Ein Bürgeranliegen einmal sauber durchspielen?
In einem kurzen Struktur-Workshop lässt sich prüfen, wie ein typischer Eingang in einen geführten Vorgang übersetzt werden müsste, fachlich, organisatorisch und später auch mit Blick auf Schnittstellen.