Über StructCase
StructCase ist als operative Schicht für Bürgeranliegen gedacht: zwischen dem ersten Eingang eines Anliegens und der späteren Übergabe in DMS, Fachverfahren oder andere Zielsysteme. Der eigentliche Mehrwert liegt nicht nur in der Erfassung, sondern in der geführten Bearbeitung des laufenden Vorgangs.
Wofür StructCase gedacht ist
- Freie Bürgeranliegen in ein strukturiertes Vorgangsformat überführen
- Mitarbeitende mit nächstem Schritt, Statuslogik und Wiedervorlage unterstützen
- Pflichtangaben und Rückfragen im jeweiligen Anliegenkontext sichtbar machen
- Vertretung, Historie und operative Nachvollziehbarkeit verbessern
- Terminlogik, Kommunikation und spätere Übergabe sinnvoll verbinden
Wofür StructCase nicht gedacht ist
- Kein Ersatz für ein DMS
- Kein reines Kontaktformular
- Kein normales Ticketsystem ohne Bearbeitungslogik
- Keine vollautomatische Fachentscheidung ohne menschliche Prüfung
- Kein auf Termine reduziertes Buchungstool
Wie StructCase arbeitet
Unten ist die Logik bewusst in einer Reihenfolge dargestellt, die näher am tatsächlichen Arbeitsprinzip liegt: vom Eingang über die Prüfung bis zu den unterschiedlichen Bearbeitungspfaden.
1. Eingang
Bürger-Dashboard, E-Mail, Telefon oder persönliche Vorsprache liefern den ersten Impuls für einen neuen Vorgang.
2. Strukturierung
Das Anliegen wird fachlich eingeordnet: Zuständigkeit, Anliegenart, Pflichtangaben und Statusgrundlage werden sichtbar.
3. Prüfung: Termin nötig?
Hier entscheidet die Vorgangslogik, ob ein Terminpfad dazugehört oder ob der Vorgang ohne Termin weitergeführt wird.
4A. Terminlogik integriert
- Termine entstehen nicht losgelöst, sondern direkt im fachlichen Vorgangskontext mit Zuständigkeit, Status und Vorbereitung.
- Wenn sich während eines Termins zeigt, dass Unterlagen fehlen, kann der Mitarbeiter sofort im Vorgang erfassen, welche Unterlagen fehlen und warum.
- Im selben Moment kann der Status angepasst, eine passende Nachforderung vorbereitet und ohne Medienbruch direkt ein neuer oder ein Folgetermin gebucht werden.
- Der Vorgang läuft danach mit aktualisiertem Stand, passendem nächstem Schritt, Wiedervorlage und passenden Vorlagentexten weiter.
Danach geht die Bearbeitung im operativen Pfad 4B weiter.
4B. Operativer Bearbeitungspfad
- Der Mitarbeiter erhält einen nächsten Schritt, z. B. Rückfrage, Weiterleitung oder interne Prüfung.
- Pflichtangaben werden geprüft und fehlende Informationen sichtbar gemacht.
- Wiedervorlage, Status und Vertretung bleiben direkt am Vorgang nachvollziehbar.
- Kommunikation kann mit passenden Vorlagentexten unterstützt werden.
5. Geführter Vorgang & Übergabe
Beide Pfade münden in einen sauber geführten Vorgang mit Historie, Status, Nachvollziehbarkeit und einer möglichen Übergabe an DMS, Fachverfahren oder andere Schnittstellen.
Eingangskanäle
StructCase ist darauf ausgelegt, mehrere Eingangsformen in eine gemeinsame operative Struktur zu überführen: Bürger-Dashboard, zusätzliche E-Mail-Postfächer, Telefonnotizen oder persönliche Vorsprache.
Bearbeitungslogik
Der Vorgang bleibt nicht bei einer Kategorie stehen. StructCase kann sichtbar machen: nächster Schritt, Rückfragebedarf, Warteposition, Wiedervorlage, Vertretung und Bearbeitungshistorie.
Terminlogik
Wenn ein Anliegen einen Termin braucht, ist der Termin nicht bloß ein Zusatz-Tool. Er wird Teil der Vorgangslogik. Genau das unterscheidet StructCase von herkömmlichen Terminbuchungssystemen.
Kommunikation & Vorlagentexte
Bei wiederkehrenden Situationen kann StructCase passende Formulierungen vorbereiten, die sich am aktuellen Vorgangsstand orientieren, etwa für Rückfragen, Termininformationen oder Hinweise an Bürger.
Schnittstellen & Übergabe
StructCase soll nicht isoliert arbeiten. Dort, wo es sinnvoll ist, können Vorgänge strukturiert an DMS, Fachverfahren oder andere Systeme übergeben oder per Schnittstelle weitergeführt werden.
Der eigentliche Kern
Nicht die reine Erfassung ist der Hauptwert, sondern die Unterstützung im laufenden Vorgang: mit nachvollziehbarer Logik, weniger Suchaufwand und besserer operativer Führung.